Evden çalışmak bir çoğumuz için yeni bir tecrübe ve aynı zamanda mücadele alanı. Herkesin mücadelesi farklı farklı: Gözlemlerimize göre mutfak ve koltuk evdeki en büyük mücadele bölgeleri:)
Tubleks olarak yaklaşık iki yıldır bir çok çalışma alanımızı uzaktan yönetilebilir kılmak için dijital dönüşüm sürecindeyiz. Bu dönüşüm için emek verirken tabii pandemi hali aklımıza bile gelmezdi. Biz daha çok mükelleflerimizi ve müşterilerimizi olası risklerden korumak, iş devamlılığını her ortamda sağlamak ve dijital dönüşüme öncülük etmeye odaklanmıştık.
Bu süreçte bir çok ülkeden müşterilerimiz oldu. Farklı zaman dilimlerinde bile verimli bir şekilde çalışmaya devam ediyoruz. Bu hazırlıklar bugün pandemi durumunda da bizim ve mükelleflerimizin çok işine yaradı.
Tubleks ekiplerinin verimi bu süreçte hiç düşmedi. Mali müşavir meslektaşlarımızın, müşterilerimizin ve dostlarımız bu süreci nasıl yönettiğimizle ilgili sorular sordular. Biz de herkesin faydalanabileceğini umut ettiğimiz bu yazıyı hazırladık ve bu dönüşüm sırasında edindiğimiz tecrübelerimizi sizinle paylaşmak istedik.
Bu yazımızda sizinle evde verimli ve mutlu bir şekilde çalışabilmek için bazı ip uçları ve taktikler paylaşmayı planlıyoruz. Umarız bu yazı işlerinizi bir nebze kolaylaştırır, iş birliğine açık, üretken ve sağlıklı bir dönem geçirmenize yardımcı olur.
İşte bu süreci kolaylaştırmak önerilerimiz:
Rutininizi Belirleyin
Tıpkı çalışma alanınız gibi, rutininiz de belirli olmalıdır. Sabah rutinlerinizi belirlemek beyninizi çalışmaya hazır hale getirmeniz için çok önemlidir. İşe her sabah belirli bir saatte kalkmakla başlayabilirsiniz. Online meeting başlamadan 10 dakika önce yataktan fırlamak iyi bir fikir değildir. Bunun yerine sabah erkenden kalkmak, güne hazırlanmak, pijamalarınızı çıkartıp farklı kıyafetler giymek sizi güne hazırlayacaktır. Bizim gibi bu rutine yarım saatlik bir egzersiz programı da katabilirsiniz dilerseniz:)
Burada önemli olan, her zaman ne yapıyorsanız onu yapmaya devam etmeniz. Her sabah tıraş oluyorsanız, buna devam edin. Her sabah makyaj yapıyorsanız, bir miktar makyaj yapın.
Peki ya pandemiden önce her sabah köşeden kahve alıp arabamda bir program dinleyerek işe gidiyorsam? O halde kahvenizi evde yapın, rahat koltuğunuza oturun ve her zaman dinlediğiniz programı açın.
Rutin demişken… Yalnızca çalışmanın değil, gün sonu/hafta sonu rutinlerinizi de belirleyin. Günün sonunda, belirli bir saatte bilgisayarınızı kapatın. Kendinize veya ailenize güzel bir sofra kurun, veya hazır kurulmuşu varsa buna eşlik edin:) Hafta sonu rutinleriniz olsun. Temizlik, arkadaşlarla online kahve keyfi, hobiler, egzesiz gibi.
Çalışma Alanınızı Belirleyin ve Keyifle Çalışacağınız Ortamı Kurun:
Evden çalışmanın bize göre en önemli kuralı ev ve işi birbirinden ayırmak. Çalışma alanınız size özel ve belirli olmalı. Bu yer ayrı bir çalışma odası olabileceği gibi, uzun çalışma masanızın ucundaki 1,5 metrelik kısım da olabilir. Bu alanının nerede olduğu tamamen evinizin fiziksel şartlarına ve evdeki diğer bireylerin alanları kullanım alışkanlıklarına bağlı. Burada önemli olan evdeki herkesin mutlu olacağı belirli bir alanı belirleyebilmeniz.
Bu alanı belirledikten sonra sağlıklı ve üretken olabilmeniz için bazı malzemelere ihtiyacınız var:
Rahat bir çalışma sandalyesi ve bir masanız olduğundan emin olun. İçine gömüldüğünüz yumuşak bir koltukta veya yatakta çalışmak hiç iyi bir fikir değil.
Alanınız iyi şekilde aydınlanıyor olmalı. Gerekirse bir masa üstü lambanız bulunsun.
Beyninizi meşgul edecek türden sesler işinizi zorlaştırır. Gerek duyuyorsanız ses geçirmeyen kulaklıklar işinize yarayabilir.
Bilgisayarınızın ekranının göz hizasında olduğundan emin olun. Gerekirse ekranı yükseltmek için kitaplardan faydalanabilir, dizüstü bilgisayarda çalışıyorsanız ikinci bir ekran veya klavye ile duruşunuza uygun sistemi kolayca kurablirsiniz.
Kendinizi Yeni Araçlarla Donatın
Bu zaten geçici bir süre, neden bununla uğraşayım ki demeyin:) Ofislere döndüğümüzde de bize zaman kazandıracak bir çok bilgiyi içinde barındıryor.
Uzaktan çalışırken belli başlı araçlar işimizi kolaylaştırır. İşte birkaç örnek:
Proje Yönetim Araçları: Bu araçlar ekibimizin görevlerini takip edebilmemizi, ekibin kendi yapılacaklar listelerini oluşturmalarını sağlarlar. Örnek: Airtable, Asana, Trello, Microsoft Planer, Notion, Coda, Monday
Video Toplantı Araçları: Ekibimizle/müşterilerimizle/yöneticilerimizle yüzyüze toplantı yapma olanağı sunan araçlardır. Örnek: Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting, Bluejeans
Anlık İleti/Sohbet Araçları: Slack, Slack for Teams, Rocket Chat, Cisco Jabber
Yapılacaklar Listesi Araçları: Microsoft To Do, Trello, Google Keep, Evernote, WeDo
Online Toplantılar:
Büyük bir ekibiniz veya büyük konularınız olduğunda ofislerde toplantılar çok uzun sürebilir. Online toplantılara geçişte de bu toplantılar çok sık ve çok uzun olacaktır. İyi haber ise şu: Gün geçtikçe, gelişen becerileriniz sayesinde, toplantıların seyrekleşmeye ve kısalmaya başladığını göreceksiniz. Bu noktada ekibin birbirine ve yeteneklerine güvenmesi çok önemli.
Yöneticiyseniz, ekibinize daha çok güvenmeyi de bu süreçte geliştirdiğinizi gözlemleyebilirsiniz. Ekibin eskisinden daha odaklanmış olduğunu farkedebilirsiniz. Bizim önerimiz ister bir ekiple çalışıyor olun, ister yalnız başınıza; sapılacak işleri/çözmeniz gereken sorunları küçük parçalara bölüp tek tek çözülmesini sağlamanız olacaktır. Kendi serüvenimizden örnek vermek gerekirse: Haftada bir yaptığımız haftalık toplantılarımız devam ediyor. Normalde 2–3 saat arası süren bu toplantılar artık 30 dk. içinde tamamlanıyor. Bunun yanı sıra her sabah mesailerimize online meeting yaparak başlıyoruz. Bunlar da 15'er dakikayı aşmıyor. Uzaktan çalışmaya ilk başladığımızda haftalık toplantımız 1,5 saat kadar, günlük toplantılarımız ise 40 dk. civarında sürüyordu. Ekibiniz 3 kişi veya daha büyükse bir kişi mutlaka toplantı notlarından sorumlu olmalıdır. Bu kişi toplantının sonunda notlarını diğerleriyle paylaşmalıdır. Bu aslında hemen herkesin ofiste uyguladığı bir yöntem gibi gözüküyor değil mi?
Uzaktan çalışmak söz konusu olduğunda ise bazı araçlar işinizi fazlasıyla kolaylaştırabilir: Evernote, one note, google keep, microsoft planner gibi çok sayıda uygulama, herkesin notlara ulaşabileceği, kendisine atanan görevleri görebileceği, kendi yapılacaklar listesini oluşturabileceği uygulamalara bir göz atmanızı öneririz. Eskiden bir toplantı notunun toparlanıp (görevlerin yapılması gereken tarihler ve atanacak kişilerle beraber) özetlenmesi ve mail yoluyla bildirilmesi, hatta ofis ortamındayken bir de üstüne çıktılar alınıp dağıtılması gibi işler oldukça zaman alırdı. Şimdi ise toplantı bittiğinde herkes toplantı notlarına ulaşabiliyor. Kazanılan zaman inanın hiç az değil!
Biz Ne Yapıyoruz?
Her Pazartesi, her bir mükellefimiz/müşterimizin işlerini tek tek haftalık toplantımızda Microsoft Teams üzerinden konuşuyoruz.
İş bölümlerimizi yapıyoruz. Toplantı notu ve iş planlamayı birleştirdik: Toplantı notlarımızı Microsoft Planner üzerinde tutuyor, görev dağılımlarını belirliyoruz. Bu uygulamada atadığımız görevler ekip arkadaşlarımızın Microsoft To Do uygulamasında otomatik olarak görünüyor. Kendi yapılacaklar listelerini bununla birlikte kolayca organize edebiliyorlar.
Gün sonunda 15 dakikalık bir izleme toplantısı yapıyoruz.
Diğer iş günlerinde de güne Teams ekranında birbirimize günaydın diyerek başlıyoruz, 15–20 dakika içinde gerekli konuları gündeme getiriyoruz. Eğer ihtiyaç varsa, çalışma gruplarının toplantılarını organize ediyoruz. Böylece ekipler tek bir proje üzerinde birlikte çalışmaya devam edebiliyorlar.
Şunu eklemeden geçmek istemiyoruz: Verimli ve mutlu çalışmak istiyorsak, sağlıklı kalabilmek gerekir. Egzersiz, beslenme ve uykunun sağlık için çok önemli üç faktör olduğunu unutmayalım.
Tubleks ekibi olarak sağlıklı günler dileriz:)